Steeds vaker merk ik het, de aanname van anderen dat de documenten die gemaakt worden met bijvoorbeeld Microsoft Office gezien worden als een standaard. ‘Ik stuur zo wel even het docje door’, wordt er dan gezegt.
Natuurlijk wordt het met de paplepel ingegoten. Als je zo’n nieuwe computer koopt is de kans groot dat je Microsoft Windows erbij geleverd krijgt. Dan is het natuurlijk ook logisch dat je Microsoft Office erbij neemt/krijgt. Dan ga je natuurlijk al vanzelfsprekend wennen aan de documentjes die Office voor je maakt. Handig! Je slaat het op, verstuurt het en klaar is Kees.
Ikzelf heb hier ook lang aan meegedaan. Tot ik over ging op Mac. Het is waar dat Mac OS X ook Microsoft Office heeft, wat ik dan ook een lange tijd gebruikt heb. Tot mijn ergernis crashte MS Office elke keer, wat typisch is aangezien het het enige programma van Microsoft voor Mac is wat niet lekker werkt. Toen ben ik iWorks gaan gebruiken, wat de Office variant van Apple voor Mac is.
Natuurlijk, had ook dat pakket een eigen extensie, of bestandsformaat. Documenten van Office kunnen ingeladen worden, waarna de vraag is hoe correct het document dan ook daadwerkelijk is. Want dit is het mensen, .doc en vooral .docx is een eigenwijs formaat. Het hele .doc gezeur is over de jaren minder geworden, totdat de .docx formaten kwamen. Nu hebben de meeste(zelfs ICT leraren!) nog niet eens door dat het een ander, gesloten formaat is! Het is leuk dat jij het kan openen, maar als diegene waarvoor je het maakt het niet kan openen.. Moet je je toch afvragen of het wel zo handig is. Wat is dan de oplossing?
Enter PDF!(Portable Document Format) Je weet wel, van die vervelende, zware bestanden die zo lang duren om te openen. Daar wordt het immers mee geassocieerd. Laat het nou net niet zo zijn dat ze daadwerkelijk zwaar zijn, maar gewoon verkeerd gemaakt zijn. Maar goed, dat is weer een ander verhaal.
Wat is er dan zo goed aan PDF? In de eerste plaats, is het een open standaard. Het maakt niet uit wat voor computer, besturings systeem, apparaat.. Browser, wat dan ook dat je gebruikt: het is overal in te bekijken. Zeker in de afgelopen jaren is PDF steeds beter en vooral handiger in gebruik. Zelfs Windows kan het nu openen zonder eerst een apart programma te installeren zoals bijvoorbeeld Adobe Reader. Perfect gewoon!
Wat is er dan zo vermoeiend aan PDF documenten maken? Nou, eigenlijk helemaal niets dus. Als je lekker zit te werken in MS Office en je besluit dat, het document doorgestuurt kan worden.. Exporteer je het gewoon als PDF document. Terwijl je het bestand waarin je zelf zit te werken, .doc of .pages bijvoorbeeld gewoon apart opslaat. Want eigenlijk is er niets mis met dit type bestanden, mits je ze gewoon behandeld als work, of project files.
Ik heb in het (bijna)afgelopen eerste jaar op de Hogeschool Rotterdam vooral een hoop van deze dingen ontdekt. Als Mac of Linux(meestal Ubuntu) gebruiker wordt je gewoon tegen de muur gedrukt. Microsoft is het platform, dus is het Microsoft wat je dan maar gebruikt. Gaandeweg leer je dingen als PDF steeds meer te waarderen. Want dankzij deze ‘vervelende, onhandige’ open standaarden heb je iets wat menig leraar/student mist: platform onafhankelijkheid. En dat is immers waar het in de eerste plaats voor bedoelt is.
Ten slotte, elk Office pakket(Microsoft Office, iWorks, Open Office, LateX en meerdere) zullen altijd de mogelijkheid hebben om naar PDF te exporteren en, het ook weer in te lezen. In plaats van je vast te houden aan document types als .doc en .pages, die vaak alleen maar in hun eigen Office pakket volledig in te lezen zijn.